La dématérialisation des documents est un enjeu de taille pour les entreprises souhaitant améliorer leur efficacité et leur relation client. Numériser les documents et les échanges liés aux processus métiers permet en effet de tirer de nombreux bénéfices dans le cadre des projets de transformation actuels. Mais en quoi consiste exactement la dématérialisation des documents et quels sont les outils dont les entreprises disposent ?
La dématérialisation des documents : transformation, stockage et exploitation
Dématérialiser les documents ne consiste pas vraiment à prendre un formulaire papier et à le saisir dans un fichier Word puis à générer un fichier PDF à envoyer en pièce-jointe dans un email… En effet, pour que ce processus fonctionne et offre de vrais bénéfices, il faut que l’entreprise puisse également exploiter les informations saisies dans ces documents à des fins d’analyse ou pour en déduire des informations qui serviront elles aussi à conditionner l’exécution d’autres processus de gestion.
Aujourd’hui, force est de constater que, malgré l’accélération de la transition numérique globale, l’attachement aux informations sur papier en entreprise reste très présent. Pourtant, ce dernier donne lieu à un certain nombre de problématiques : perte des documents, informations difficiles à partager, consommation excessive de papier et d’encre… Sans oublier le gâchis lié à l’impression, concernant notamment les feuilles imprimées puis oubliées, voire carrément jetées dans la foulée. La numérisation des documents représente pourtant une source d’amélioration essentielle du fonctionnement de tous les métiers de l’entreprise, aussi bien dans la relation client que dans la production ou les ressources humaines. Son premier objectif doit être de favoriser une meilleure transmission des informations ainsi qu’un stockage plus sécurisé.
Mise en œuvre et avantages de la numérisation des documents
Bien sûr, tous les documents n’ont pas à être numérisés. C’est à chaque entreprise de décider du type de document qui devra ou non être dématérialisé. Bon nombre d’entre eux pourront être nativement traités en numérique par les logiciels métiers d’ailleurs. C’est notamment le cas des contrats, des fiches de paie et des documents de gestion type bon de commande ou facture, qui pourront faire l’objet d’une dématérialisation dès leur création, ce qui évitera non seulement d’imprimer, mais aussi de perdre ces documents. Les avantages de la dématérialisation des documents sont donc nombreux :
- Important gain de temps (sur l’impression, la consultation et la recherche des documents)
- Important gain d’argent (budget papier, encre et imprimante largement réduit)
- Processus plus efficace grâce à un meilleur partage de l’information
- De meilleures relations avec les partenaires, les fournisseurs et les clients
- Une productivité globale améliorée
Les logiciels de GED au service d’une dématérialisation structurée des documents
La mise en place d’un logiciel de gestion électronique des documents (GED) est devenue un enjeu majeur pour les entreprises souhaitant faire des économies tout en gagnant en productivité. Mais attention à bien le choisir ! Des logiciels grand public tels que Google Drive ou DropBox, bien que considérés comme des systèmes GED, ne sont pas adaptés à une dématérialisation complète et réussie des documents. Seules des solutions de GED évoluées peuvent aider les entreprises à dématérialiser leur fonctionnement plus rapidement en intégrant également la dématérialisation de l’exécution des processus. Le Business Process Automation est indissociable de la dématérialisation. C’est la raison pour laquelle il existe des solutions plus poussées de dématérialisation pour les entreprises de type ECM (Enterprise Content Management) ou « Case Management » qui offrent un service plus complet et global, permettant non seulement la numérisation et le stockage des documents, mais aussi leur partage et leur exploitation. C’est d’ailleurs un des points clés puisqu’il touche à la gestion des processus et aux interactions entre les personnes. De nombreux éditeurs comme Blueway ont bien compris cet enjeu d’associer Robotic Process Automation avec les dimensions de gestion de données.
Comment choisir un logiciel de GED adapté ?
Le recours à un logiciel de GED représente le meilleur moyen pour une entreprise d’exploiter, de stocker, de gérer et de partager pleinement les informations. Pour bien choisir son logiciel, il convient en premier lieu de s’attarder sur les habitudes et les besoins de l’entreprise en termes de capacité de stockage et de fonctionnalités. Mais ces deux points ne sont pas les seuls critères de choix, et la plateforme de GED devra aussi répondre à un certain nombre d’exigences :
- Un niveau de sécurité de stockage optimal avec des droits d’accès aux documents contrôlables
- Des méthodes d’archivage en adéquation avec les habitudes de l’entreprise
- Des outils de recherche simplifiés afin de faciliter l’accès aux documents
- Une plateforme favorisant le travail collaboratif grâce à des outils de communication et de partage avancés
- La disponibilité de moyens d’exporter facilement les données
- Une plateforme stable et accessible à tout moment
- Des processus métiers spécifiques et sur-mesure
Une GED dédiée à son environnement : exemple du secteur construction
Il existe des solutions de GED, moins génériques, 100% dédiées à certains secteurs et aux spécificités associées à leurs processus métiers. Selon le degré de complexité des flux de données du secteur dans lequel on se situe, il peut être intéressant de se diriger vers une solution spécialiste d’un métier. Par exemple, le secteur de la construction est un univers particulièrement complexe avec des projets de grande envergure, impliquant de nombreux acteurs internes et externes et se déroulant autour d’un cycle de vie propre à celui de la construction. Les entreprises du BTP choisissent donc souvent des outils GED chantier aux fonctionnalités conformes aux process et aux usages du secteur construction. Qu’il s’agisse d’exploiter les informations de l’ouvrage, d’accéder à l’information sur le chantier ou dans les bureaux, ou encore de collaborer en toute sécurité avec les différentes parties prenantes, ces solutions viennent répondre aux attentes des différents besoins métiers du secteur.