Les volumes d’informations qui circulent chaque jour dans les entreprises ou organisations publiques ne cessent de grossir : il y a toujours plus de données à gérer. Et cela fait déjà plus de 20 ans que les projets de dématérialisation se sont accélérés. Heureusement, il existe de nombreux outils qui permettent d’accompagner les entreprises dans cette transition parfois longue et laborieuse. Mais quels sont les enjeux cachés de la dématérialisation de la gestion documentaire ?
Dématérialisation de la gestion documentaire : kézako ?
La dématérialisation de la gestion documentaire consiste à transformer la capture, la circulation et le partage de documents en les faisant basculer du format papier au format électronique. Elle implique également d’archiver de manière électronique des documents papier. Mais ce n’est évidemment pas tout puisqu’en parallèle, la dématérialisation de la gestion documentaire doit également faire en sorte que les documents s’intègrent parfaitement aux applications métiers.
Ainsi, la gestion de documents et l’archivage informatisés permettent d’améliorer la sécurité de ces mêmes documents, une des priorités des entreprises en 2021. En effet, en cas de dégât des eaux, d’incendie ou de tout autre problème physique, les données et documents sont stockés en toute sécurité.
Dématérialisation de la gestion documentaire : un enjeu de taille pour les entreprises
Les enjeux de la GED (Gestion électronique des documents) sont nombreux :
- La diminution des coûts liés aux documents papiers : imprimantes, papier, cartouches d’encre, temps de recherche et d’archivage, coûts des envois postaux, etc.
- L’augmentation de la productivité : la GED est accessible de partout et tout le temps. Ainsi, tous les collaborateurs, peu importe qu’ils soient sur site ou non, peuvent accéder aux documents et informations en temps réel, sous réserve d’un système d’authentification performant.
- L’amélioration de la démarche qualité : grâce à la GED, les contraintes légales et les normes en vigueur sont parfaitement respectées.
- L’augmentation des performances en matière de recherche et de classification des documents, grâce à un système d’indexation performant et une fonction de recherche puissante.
- Le respect de l’environnement, grâce à une utilisation moindre de papier et moins d’envois postaux.
La mise en place d’une GED réussie
Un projet de dématérialisation du processus documentaire réussi, c’est avant tout un projet qui permet de valoriser les données dématérialisées pour créer de la valeur pour les utilisateurs métiers. Tout l’enjeu consiste donc à mettre en place un plan d’action pour sécuriser et optimiser les données en fonction des besoins de l’entreprise. En effet, selon le volume de données et le but recherché, il conviendra de choisir la solution la mieux adaptée aux attentes des dirigeants et des collaborateurs. Car au-delà du simple stockage de documents, la numérisation peut permettre de superviser l’ensemble des activités de l’entreprise et d’ainsi prendre des décisions stratégiques adaptées. Il faudra, pour ce faire, être en mesure d’organiser et de maîtriser les flux, afin que ces derniers deviennent de véritables indicateurs. L’objectif ? Atteindre un niveau de GED tel qu’il permet de visualiser et d’obtenir des analyses prédictives. Ainsi, la GED représente pour de nombreuses entreprises un investissement incontournable pour sécuriser les documents existants d’une part, et tirer les avantages du Big data d’autre part.
Les logiciels de GED : des outils essentiels à la dématérialisation de la gestion documentaire
Pour réussir son projet de dématérialisation de la gestion documentaire, il existe des logiciels de GED qui permettent de gérer les processus documentaires qui sont souvent complexes et évolutifs et partagés entre les différents acteurs concernés… Tout logiciel de GED doit impérativement être en mesure de gérer la création, le stockage, le contrôle et le partage des documents par voie électronique.
Pour choisir l’outil le mieux adapté aux besoins de son entreprise, il sera essentiel de s’attarder sur quelques critères fondamentaux :
- Le contrôle de sécurité : la protection des enregistrements non publics et la personnalisation des accès pour chaque utilisateur.
- La capture des métadonnées : la capture et l’utilisation des métadonnées adéquates pour l’organisation de l’entreprise.
- Le contrôle de version : l’ajout de documents au système de GED par les différents utilisateurs et la désignation d’un enregistrement officiel. L’attribution automatique de la bonne désignation de version.
- L’usage du logiciel, qui doit être à la fois simple, intuitif et ergonomique pour tous les utilisateurs. La structure du GED doit être flexible afin de permettre aux collaborateurs d’effectuer leurs tâches de façon évolutive.
- Les fonctionnalités : le logiciel doit pouvoir interagir avec les autres logiciels déjà utilisés par les collaborateurs. Il doit également être capable de normaliser l’ensemble des fichiers et permettre un classement identique pour tous les utilisateurs.
- Etc.
Le processus documentaire des entreprises est en pleine transformation. Pour pouvoir avancer et poser un pied dans le futur, les entreprises n’ont d’autre choix que de réussir la dématérialisation de leur gestion documentaire. La GED possède en effet de nombreux enjeux tant sur le plan économique que sur le plan organisationnel et sur le plan réglementaire.