Beaucoup d’entreprises qui franchissent le cap des 50 salariés se demandent ce qu’est la BDES ou « Base de Données Economiques et Sociales » et comment ils peuvent la mettre en place dans leur organisation. Mais faut-il voir la BDES comme une obligation légale de produire des indicateurs RH ou comme un outil au service de la communication RH de l’entreprise ?

BDES : définition et contenu

La BDES, ou Base de données économiques et sociales, regroupe un ensemble d’informations que l’employeur d’une entreprise comptant au moins 50 salariés est tenu de mettre à disposition des représentants du personnel ou du comité économique et social (CSE). On y retrouve toutes les informations au sujet des orientations sociales et économiques de l’entreprise.

Depuis la loi relative à la sécurisation de l’emploi de juin 2013 puis celle de 2015, la BDES est désormais une obligation légale pour les entreprises de plus de 50 salariés, inscrite dans le code du travail. Les données qu’elle contient doivent permettre d’accéder à une vision globale et précise et doivent être accessibles à tout moment par les élus. Elles doivent également être facilement interprétables et parfaitement à jour.

La BDES se destine aussi bien aux membres du CSE qu’aux délégués syndicaux, aux ressources humaines (et notamment à la DRH) et à la direction. Elle peut se présenter sous différents formats : fichier Excel, documents partagés, classeur papier, etc. Les contenus obligatoires – neuf rubriques d’indicateurs RH -, quant à eux, varient en fonction de la taille et du secteur de chaque entreprise.

Quand la BDES devient un outil collaboratif

Dès la sortie des premiers textes la concernant, en 2013, la BDES avait une logique de co-responsabilité et de collaboration entre les collaborateurs d’une entreprise. Très vite, l’on s’est même rendu compte qu’elle permettait de poser des bases saines en matière de partage d’informations et de projets communs et partagés.

Considérée comme une obligation pure et simple par de nombreuses entreprises, la BDES est en réalité un puissant outil collaboratif entre la direction générale et la DRH de l’entreprise avec les élus représentants du personnel. En effet, l’accès aux données à caractère sensible, priorité n°1 des entreprises, est sécurisé par la base de données économique et sociale. Ainsi, les travailleurs nomades tout comme les collaborateurs éloignés seront en mesure de consulter les fichiers en question à n’importe quel moment et depuis n’importe où. Il s’agit également d’un outil intéressant pour définir et consulter les orientations stratégiques de l’entreprise.

Et parce qu’elle stimule la communication sociale, la BDES représente un véritable tremplin pour la communication au sein de l’entreprise. Les délégués syndicaux, les membres du comité d’établissement et ceux du CHSCT (désormais réunis au sein du CSE) ont ainsi accès en permanence aux documents importants concernant la situation financière et les projets stratégiques de l’entreprise.

La BDES : plus qu’une obligation légale, un outil de performance

Les nombreux avantages offerts par la BDES poussent de plus en plus les entreprises à s’interroger sur leur rapport à cette base de données. Il faut dire qu’en incarnant un outil de collaboration performant, en garantissant la transparence dans les échanges avec le CSE et en améliorant le dialogue social, la Base de données économiques et sociales devient un véritable support informationnel pour les entreprises. Parce qu’elle offre une vue d’ensemble sur les différentes activités de l’entreprise, elle facilite la compréhension et l’accès à l’information pour chaque collaborateur. Garante de la confidentialité des données, elle l’est aussi de l’actualisation de ces mêmes données, mises à jour régulièrement.

En parallèle, par sa flexibilité et sa modernité, la BDES permet aux entreprises de prendre un temps d’avance. Les logiciels de BDES ont d’ailleurs démontré de nombreux avantages en matière d’adaptation aux différents types d’organisations et différentes tailles d’entreprises.
Mais l’avantage principal est probablement celui qui permet aux entreprises de rester conformes à la loi et aux évolutions au fil des mises à jour du décret. En complément de cet aspect légal, chaque utilisateur est également en mesure de mettre en place de nouveaux critères et indicateurs selon ses propres besoins.

Même s’il demeure difficile d’alimenter une base de données de projections à trois ans et qu’une gestion non informatisée risque de poser problème à moyen terme, il conviendra toutefois de considérer la BDES comme un véritable vecteur de communication sociale et comme un tremplin pour le travail collaboratif.

Et puisque le code du travail rend obligatoire l’alimentation d’une base de données économiques et sociales dans les entreprises de plus de 50 salariés, autant tirer profit de cette obligation et la tourner à son avantage. Pour s’assurer d’être accessible en un clic, à tout moment et depuis partout dans le monde, pour protéger ses données, pour favoriser une solution « user friendly », pour rester conforme à la loi et pour faire le choix d’une solution pérenne, la BDES pourra aisément être transformée en atout par les entreprises.