Encore aujourd’hui, de nombreuses entreprises tentent de gérer la prévision de leur budget manuellement avec de simples feuilles de calcul sur Excel. Malgré la montée en puissance des outils collaboratifs dans le Cloud, la direction générale possède souvent ses propres outils et ses propres plans de dépense, tandis que la direction financière doit souvent effectuer le même travail de son côté et parvenir aux mêmes résultats que le directeur général, avec peu d’informations. Quant aux managers, ils doivent souvent récupérer les informations qu’on leur donne et tenter de faire au mieux et de s’adapter.

Ces pratiques sont désormais risquées dans une période où l’incertitude domine et où les plans de dépense sont devenus clés pour la survie des structures commerciales. Il est donc urgent de centraliser le système de pilotage et de gestion budgétaire en y regroupant des indicateurs de performance de l’entreprise qui sont compréhensibles par tous, et de faire en sorte que chacun soit acteur du système pour fiabiliser les budgets.

Comment les entreprises gèrent-elles actuellement la planification budgétaire ?

À l’heure actuelle, les activités en lien avec la finance et en particulier les plans budgétaires sont effectués à l’aide de feuilles de calcul, d’échanges d’e-mails et d’innombrables heures de travail. Il s’agit cependant d’une approche inefficace impliquant des coûts importants à long terme. De plus, les feuilles de calcul sur Excel ne sont pas conçues pour prendre en charge les processus de planification de toute l’entreprise. Pour résoudre ce problème, certains acteurs ont mis en place des ERP afin de centraliser le travail, mais un mauvais usage de ces outils peut également être un frein en impactant la capacité de réponse de l’organisation. C’est notamment le cas lorsque les fichiers sont fréquemment échangés entre les services, provoquant des problèmes de version. De plus, le travail collaboratif est souvent compliqué et délicat du fait que les données ne sont pas exploitables ou peu compréhensibles pour certains, ou encore que les calculs soient trop complexes et que le modèle économique soit mal représenté.

Certaines entreprises parviennent tant bien que mal à avancer avec une gestion non collaborative du budget. Malgré tout, cela a de nombreux inconvénients. En effet, même si l’organisation parvient à avancer, ces activités sont chronophages et ne permettent pas d’allouer du temps à d’autres tâches plus importantes. De ce fait, la mise à jour des prévisions et les rapports qui en découlent se font plus rares. Cela a un impact sur les plans qui deviennent obsolètes : la marge d’erreur quant aux décisions à prendre est plus importante et peut être fatale pour la société.

Ainsi, les responsables peuvent être accablés par des demandes d’informations. Les chances de surestimer les besoins budgétaires sont plus grandes. Par ailleurs, ils peuvent également se sentir sous pression constante, s’attendant à ce qu’ils continuent à produire des résultats malgré des outils peu pratiques pour travailler.

L’importance de centraliser la gestion budgétaire

Il faut savoir que le pilotage de l’optimisation de la planification budgétaire représente un énorme défi pour de nombreuses entreprises. De plus, la planification est un élément essentiel de la gestion de la performance financière, puisqu’elle a un impact sur le succès ou l’échec d’une organisation.

Cependant, la budgétisation annuelle est réputée comme étant une tâche pénible et chronophage. Mais les directeurs généraux et financiers des sociétés qui réussissent savent que la planification dynamique, globale et centralisée permet d’améliorer ses résultats sur le court et le long terme. En effet, les nouvelles technologies permettent désormais de se passer des fichiers incompréhensibles et de centraliser les indicateurs afin que chacun puisse apporter son expertise dans la prévision et la planification budgétaire, et c’est ce qu’il se passe dans les entreprises les plus pérennes.

Centraliser les prévisions budgétaires sur un tableau de bord permet un gain de temps, une réduction des erreurs et des faux pas, une meilleure collaboration au sein de l’organisation pour prendre des décisions collectives, et une gestion financière plus disciplinée qui offre un véritable avantage face aux concurrents. Par ailleurs, il y a moins de risques d’assister à une rupture du lien entre les objectifs stratégiques et les plans opérationnels et financiers.

Quelles sont les bonnes pratiques pour mieux gérer son budget ?

Il existe de nombreuses manières d’améliorer la gestion financière de sa société, et cela passe tout d’abord par la mise en commun des informations par le biais d’un logiciel accessible par tous qui sera un véritable tableau de bord. Si l’on souhaite donc fiabiliser les prévisions, mieux vaut s’appuyer sur une solution de pilotage budgétaire comme Anaplan par exemple, qui permettra de développer une approche plus collaborative dans cet objectif.

La mise en place d’un logiciel de ce type a pour objectif d’améliorer la fiabilité des informations et l’engagement de tous les acteurs dans l’entreprise. Le processus de planification nécessite des outils technologiques, qui soutiennent une approche rapide, flexible et adaptable.

Afin d’impliquer les chefs de service dans le processus de planification, les professionnels de la finance doivent communiquer clairement les plans stratégiques de la structure commerciale et leur raisonnement sous-jacent à ceux qui dirigent l’organisation au quotidien. Le service financier peut traduire les objectifs stratégiques en objectifs financiers. Lorsqu’on y ajoute le suivi et la mesure des performances par rapport aux plans, les entreprises atteignent plus facilement leurs objectifs.

Il est aussi important de favoriser la collaboration entre chacun. Les meilleures pratiques comprennent l’implication directe des responsables métiers dans une approche collaborative de la planification et de la prévision.

De nos jours, il est nécessaire de faire une révision des prévisions tous les mois voire toutes les deux semaines. Cela permet aux administrateurs d’analyser si les performances de la structure commerciale correspondent aux prévisions. Dans le cas contraire, une mise au point régulière permet d’adapter le plan pour l’ajuster à la réalité.

Par ailleurs, les prévisions doivent être dynamiques et s’étendre entre deux et huit trimestres, et pas d’année en année. Il s’agit d’un processus continu. Les acteurs devraient pouvoir tester de nouveaux plans et modifier les plans existants sur la base de nouvelles informations. Le département financier doit unifier rapidement les données de tous les secteurs de l’organisation afin de diffuser les nouvelles informations, pour améliorer la prise de décision.