Recueillies, manipulées, traitées, transformées : les données sont présentes à tous les niveaux de l’entreprise et leur circulation est quasi-illimitée. En l’absence de procédures fiables, il n’est donc pas surprenant que des erreurs viennent impacter l’information exploitée par les sociétés. Les conséquences peuvent être lourdes, tant sur le plan financier que sur l’image de celles-ci. Il est donc crucial d’encadrer la manipulation des données et leur stockage afin que les décisions prises s’appuient sur des indicateurs fiables à tout instant.

 

La qualité des données, génératrice de valeur

Parfois perçue comme subjective, la qualité possède une définition précise lorsqu’elle touche aux informations d’entreprise. Ainsi, des données de qualité doivent à la fois être en concordance avec un usage et des normes, mais aussi avec les processus qui les exploitent. L’objectif, en possédant des données exhaustives et correctes, est d’assurer le fonctionnement d’un grand nombre d’outils complexes, lesquels communiquent également entre eux.

Lorsque l’on considère la quantité de données actuellement utilisées par les entreprises et le nombre d’outils par lesquels celles-ci passent, on comprend à quel point la validité et la bonne structuration des informations sont cruciales pour une utilisation fiable.

La qualité des données (ou data quality) donne sa valeur à l’information recueillie, tant pour l’entreprise que pour le client final. Ces données témoignent de connaissances de l’entreprise et sont parfois obtenues grâce à un savoir-faire particulier. Elles sont essentielles à de nombreux titres. En premier lieu, la prise de décision se base sur ces informations recueillies, croisées et compilées avec soin. Leur qualité doit donc être avérée pour assurer une prise de décision éclairée, sans erreur. Par ailleurs, de fortes questions de réglementation et de traçabilité se posent aujourd’hui pour les entreprises. Afin de pouvoir garantir aux consommateurs la qualité de leurs produits ou services, celles-ci doivent proposer un accès à des données complètes, qualitatives et compréhensibles. Enfin, la construction d’une image de marque cohérente se base essentiellement sur la qualité des informations exploitées, ou sur les produits et services qu’elles permettent de concevoir. A tous les niveaux sont utilisées des données qui jouent un rôle clé dans le succès d’une firme.

 

L’impact de la qualité sur la performance

De simples coordonnées clients aux indicateurs de performance, les données tiennent un rôle à tous les niveaux et auprès tous les collaborateurs. Il est donc essentiel de disposer de données qualitatives dès l’intégration de celles-ci dans les systèmes de l’entreprise. Par la suite, l’utilisation, la transformation ou la représentation de ces données nécessiteront de disposer d’une base fiable. Sans contrôle de qualité, de nombreuses erreurs peuvent survenir et celles-ci causent rapidement des réactions en chaîne avec, en fin de compte, des décisions stratégiques potentiellement mal aiguillées.

Il existe de nombreuses manières d’introduire des données de faible qualité dans l’entreprise : la mauvaise saisie en est une, mais l’obsolescence survenant au fil du temps a elle aussi un fort impact. L’utilisation de lieux de stockage peu appropriés ou de fichiers en double génère elle aussi une perte de temps et d’argent importante.

Concrètement, pour les entreprises, les données de mauvaise qualité impactent tous les départements. La production peut s’avérer mauvaise ou prendre du retard si elle se base sur des données inexactes. La bonne gestion des stocks, de la vente et des opérations promotionnelles ou encore l’estimation des budgets reposent également sur la qualité des informations. Si elles sont inexactes, celles-ci peuvent mener à des incohérences à tous les niveaux.

Les chiffres sont éloquents : environ un tiers des données d’entreprise actuelles seraient de mauvaise qualité. Les bases de données multiples, les informations tirées des réseaux sociaux ou les mauvaises pratiques des collaborateurs font partie des causes d’erreur les plus répandues. L’impact financier est important : plusieurs millions d’euros sont perdus chaque année en raison de mauvaises données. Dans certains secteurs, notamment médical ou financier, l’exactitude des données est pourtant clé et nécessite d’être vérifiée avec une grande rigueur.

 

Comment bien encadrer sa collecte de données

Un contrôle complet de la qualité impose à la fois de vérifier l’existant et de s’assurer de l’exactitude des données futures.

Dans un premier temps, il est particulièrement utile d’effectuer un audit des données : celui-ci permet d’identifier clairement les processus générateurs d’erreurs, notamment dans les données clients ou les informations de facturation.

La mise à jour et le nettoyage des données pour ne garder que les plus récentes d’entre elles assurent quant à eux une base d’informations plus nette et lisible. Les informations d’entreprise évoluant vite, les données peuvent rapidement devenir obsolètes.

La disponibilité et la traçabilité sont deux autres points clés, générateurs d’efficacité. Un stockage au bon endroit et l’utilisation d’un format de fichier adéquat permettent un accès rapide, tant par les collaborateurs que par les outils d’analyse. D’autre part, la provenance des données doit être rigoureusement contrôlée, et certaines sources vérifiées avec minutie.

 

Par ailleurs, toute entreprise peut décider de mettre en place des standards de qualité qui régiront la collecte des prochaines données. Celles-ci touchent plus particulièrement les fonctions sensibles que sont la facturation, la supply chain ou la vente, dont le bon fonctionnement dépend des informations exploitées. Cependant, pour éviter toute erreur inattendue, il est judicieux d’étendre les normes à l’ensemble des départements de l’entreprise.

Pour un maximum d’efficacité, l’utilisation de procédures standard rigoureuses devra être combiné avec des contrôles réguliers ou avec la production de rapports de la part des départements concernés. Si la mise en place de ces procédures nécessite un changement d’habitudes, il s’avère très rapidement payant et impacte positivement les résultats des entreprises qui les utilisent.

Dans un contexte où les données sont partout et adoptent de multiples formes, la rigueur et les systématismes doivent régir la collecte de l’information. Permettant d’économiser du temps et des efforts a posteriori, les données s’avèrent une arme redoutable pour se distinguer de la concurrence et se constituer une image cohérente.