L’avènement du numérique fait émerger de nombreux outils innovants en entreprise. Très fréquemment adoptées, les plateformes collaboratives permettent de mieux organiser, visualiser et intervenir sur un projet. Et lorsque différents métiers sont impliqués dans un projet transverse, le collaboratif semble être la solution toute désignée pour améliorer la communication et faire avancer les équipes plus sereinement dans un objectif commun. Encore faut-il y voir clair dans tous les outils utilisés.
Le collaboratif gagne du terrain dans toutes les entreprises
On le sait, le numérique ouvre un nombre croissant de portes dans l’univers du travail. A plus d’un titre, les outils en ligne permettent de faire progresser une structure. Boîtes à idées collaboratives, forums, centres de services partagés pour un support plus efficace, numérisation des process de ressources humaines : nombreuses sont les solutions de ce type adoptées de plus en plus massivement par les entreprises.
Aujourd’hui, plus de trois quarts des entreprises françaises ont entamé leur transformation digitale, faisant entrer — à des degrés différents — l’outil numérique dans leurs méthodes de travail. Les plateformes collaboratives en particulier jouent désormais un rôle prépondérant dans le développement des projets transversaux en entreprise. A la clé pour la structure, de nombreux avantages : émergence d’idées innovantes, gain de temps et économie de coûts ne sont que les plus évidents d’entre eux.
Souvent employé à l’échelle de l’entreprise entière, ou bien par chaque métier de manière individualisée, le collaboratif est en effet un excellent moyen de réunir efficacement des métiers variés autour d’un projet transverse. Ce cas de figure, plus complexe que les autres, nécessite un temps de préparation important, mais ouvre de nouvelles perspectives aux équipes dans la réalisation de leur tâche.
Les plateformes collaboratives de gestion de projet
Principal frein du travail entre des métiers très différents : la difficulté à se comprendre et à unifier les méthodes de travail. La variété des supports utilisés, des langages employés et des tâches à accomplir génère souvent des échanges interminables et ralentit considérablement le travail commun.
Les plateformes collaboratives de gestion de projet s’attaquent de front à ces écueils. Des outils disponibles sur le Cloud accessibles à toutes les parties prenantes, permettent la centralisation des ressources nécessaires au projet, mais aussi un pilotage plus clair grâce à une présentation très parlante de l’information.
Dans un contexte de projets souvent nombreux et urgents, un outil adapté de gestion des portefeuilles de projets permet de traiter simultanément sans mélanger l’information, la priorisation des tâches et la transparence à chaque étape de chaque projet est primordiale. Ces outils ont pour but de favoriser la collaboration lors de chacune de ses étapes : mise en ligne de ressources, notification instantanée des tâches assignées et des deadlines, gestion de la disponibilité et bilans chiffrés permettent à chaque acteur impliqué de se situer dans l’avancement du projet et d’avancer plus vite.
Les projets peuvent être classés de la manière souhaitée, entrant dans des catégories qui collent à la vision de l’entreprise et à la manière dont elle compte les traiter. L’aspect très modulaire et graphique de l’information décomplexifie les processus et apporte plus de clarté, pour que chacun comprenne facilement quelles sont les prochaines étapes.
Un pilotage à grande échelle et une vision claire pour chacun
Au-delà de simples listes de projets et de base de données de fichiers, les outils collaboratifs de gestion de portefeuille de projets permettent de prendre du recul sur l’activité d’un département, voire de l’entreprise entière, afin d’améliorer la prise de décision.
Le résultat : un pilotage pointu et concret à chaque instant du projet. Connaissance des ressources allouées, des coûts et de l’avancement par rapport aux délais prévus font partie des éléments clés que les responsables peuvent consulter à tout moment.
Mais ces éléments permettent également de mutualiser les informations provenant de chaque acteur du projet pour prendre du recul sur l’entreprise : les process sont-ils efficaces, la réactivité bonne, les coûts globaux conformes aux attentes ?
Du côté des intervenants métier, l’utilisation de ces outils est une véritable révolution. Soulagés des échanges et réunions fastidieux, ceux-ci peuvent connaître leur propre avancée, mais aussi celle des autres départements. Plus de blocage ni d’attente : il devient possible d’anticiper, de rectifier les décisions et projections initiales et de travailler conjointement pour régler plus en amont les éventuelles difficultés. Valorisant, le travail collaboratif incite les métiers à partager leur information et à se soutenir. La vision globale du projet est elle aussi très fédératrice. Celle-ci favorise les suggestions de chacun et tend à effacer les barrières entre métiers et la réticence à communiquer.
Les plateformes collaboratives de gestion de projet sont donc d’une double utilité, optimisant la réalisation des projets et impliquant davantage les salariés. Une vision plus unifiée est également synonyme de plus d’harmonie, et donc de motivation lors de projets communs. L’entreprise a donc tout à gagner à exploiter ces solutions d’avenir.
L’importance du collaboratif est d’autant plus fort dans les projets les plus complexes. C’est le cas par exemple du secteur AECO (architecture, ingénierie, construction et exploitation) dans lequel les projets de grande ampleur sont fréquents et où il est inévitable de disposer d’outils dédiés aux problématiques associées aux projets de construction impliquant de fortes contraintes budgétaires, de planning, mais surtout une multitude d’intervenants externes et internes. Pour traiter les problématiques de ce secteur complexe, et notamment la dimension BIM (Building information modeling), des éditeurs se sont spécialisés dans cette industrie pour proposer une plateforme BIM permettant de favoriser la collaboration en associant sécurité et fluidité de l’information.
