Les outils de gestion métiers prennent de plus en plus de place au sein des organisations. Cependant, la réussite de ces projets d’entreprise ne repose pas que sur le périmètre fonctionnel de ces progiciels ! Il faut aussi que les utilisateurs se les approprient, s’y adaptent et les manipulent vraiment. Ainsi, la conduite du changement au niveau des équipes internes fait partie des enjeux essentiels de tout projet informatique.
Les avantages des logiciels métiers
L’utilisation d’un logiciel d’entreprise comme un logiciel dédié agroalimentaire présente plusieurs avantages, avec tout d’abord la capacité de s’ajuster aux besoins de chaque organisation à l’aide de fonctions et d’outils dédiés. En général, des modules standard sont préinstallés, mais il est possible de les personnaliser en modifiant la configuration générale. Un excellent outil de gestion est adapté à ses usagers. Il est principalement utilisé avec les modules nécessaires pour intégrer les autres outils de l’entreprise. En plus de pouvoir s’interconnecter avec, par exemple, le logiciel de gestion des stocks, il est capable de recevoir de nouveaux modules afin de répondre aux nouvelles problématiques rencontrées. En utilisant des modules séparés, il est possible d’éviter le risque d’une éventuelle perte de données. En matière de marketing, les progiciels de gestion sont une source importante de données sur les clients, car ils permettent de suivre les comportements de chacun d’eux, de connaître le nombre de commandes effectuées ou le chiffre d’affaires obtenues et évidemment de collecter leurs informations personnelles. Un outil informatique qui n’évolue pas aura forcément un impact négatif sur l’agilité et la digitalisation des services internes de l’entreprise.
Les difficultés rencontrées lors de la mise en place d’un nouvel outil métier
Un éventuel désavantage lié à l’utilisation d’un progiciel de gestion concerne l’investissement économique que l’entreprise devra faire pour la formation du personnel à son utilisation. Toutes les entreprises qui veulent se moderniser à l’aide de projets informatiques peuvent rencontrer une sorte de résistance au changement, mais celle-ci peut être facilement surmontée grâce à l’implication du personnel de l’entreprise dans le processus de formation. L’inconvénient d’une éventuelle résistance au changement due à la méconnaissance des progiciels de gestion ne doit cependant pas être considéré comme une limitation, mais comme une incitation à planifier efficacement l’introduction d’un nouvel outil informatique dans l’entreprise.
Comprendre la résistance au changement
La base du problème réside dans nos habitudes qui nous rendent souvent aveugles face au changement. À cela s’ajoute le fait que la nature de la plupart des changements est lente et constante et que ce type de modification est difficile à appréhender pour les usagers. S’il est vrai que la pensée humaine fonctionne selon deux systèmes, l’un rapide et inconscient et l’autre lent, conscient, mais surtout paresseux, alors il est aussi vrai que la pensée rapide détermine nos actions et nos décisions bien plus que nous ne le pensons. Pour dire les choses simplement, il est contraire à la nature humaine de réagir positivement aux changements parce qu’ils nous poussent hors de notre zone de confort.
L’importance du cabinet de conseil en transformation pour la conduite du changement
Changer les individus dans une entreprise exige de porter attention à de multiples aspects dont beaucoup sont liés à la communication. Il ne suffit pas que les gens soient conscients du changement. Il faut qu’ils le veuillent. Mais le désir est insuffisant s’ils n’ont pas les compétences nécessaires pour changer et sont incapables de changer. Et même si les individus savent et sont capables de changer, sans un renforcement continu pendant l’ensemble du processus, le changement ne sera pas durable. Envisager un accompagnement est donc primordial et c’est pour tout cela que le cabinet de conseil en transformation joue un rôle clé avant, pendant et après la mise en place des outils de gestion métiers pour faciliter l’adaptation des équipes, mais aussi pour partager les bonnes pratiques, assurer l’adéquation du progiciel aux besoins de l’entreprise, participer au cahier des charges et aux décisions à prendre de manière générale. Enfin, pour concevoir un bon outil métier, le faire accepter par tous ou le faire évoluer, il est important de faire une analyse des forces et des faiblesses, mais aussi des opportunités et des menaces de l’entreprise. On pourra mettre en avant le pouvoir de négociations des fournisseurs, la vétusté du système d’information, les différentes problématiques en lien avec l’humain, etc. Envisager un accompagnement de la part d’un cabinet de conseil est alors indispensable pour profiter de son expérience et avancer dans la bonne direction.
