Dans le secteur de l’ingénierie et de la construction, les besoins en matière de gestion documentaire sont croissants. En effet, des contraintes de plus en plus importantes en ce qui concerne la logistique pèsent sur les entreprises. Lorsqu’un projet démarre, c’est une véritable course qui débute avec de nombreux acteurs pour qui la collaboration est essentielle. Dans le but de gagner du temps et d’être toujours conformes à la législation, des plateformes collaboratives sont mises en place afin que les documents puissent évoluer dans un environnement contrôlé. Ainsi, la production, la vérification et la signature des dossiers sont normalisées et facilitées. De nombreux termes et notions existent autour du sujet. Dans cet article, nous faisons le point sur certains d’entre eux.
Qu’est qu’une GED ?
Le système de gestion des documents ou système de gestion électronique des documents (GED) vous permet de gérer, d’organiser, de partager et d’archiver des fichiers . En termes techniques, on parle de « gestion de documents » lorsqu’une application, côté serveur, est chargée d’effectuer des opérations massives sur des documents, de les cataloguer et de les indexer selon certains algorithmes. En général, les systèmes documentaires comprennent également le système de gestion des processus d’entreprise (Business Process Management System ou BPMS), qui permet d’automatiser et/ou de gérer les processus liés aux informations et aux documents (par exemple, les approbations à plusieurs niveaux).
Les avantages de la gestion informatique des documents
La dématérialisation des processus métier permet d’optimiser les méthodes de communication et d’interaction et peut assurer la gestion de l’ensemble du cycle de vie des documents : de leur création à leur archivage, jusqu’à leur conservation dans le respect des normes. Tout cela donne la chance de réduire le volume de papier imprimé tout en respectant l’environnement. La GED offre aussi l’opportunité de rendre les documents inaltérables (jamais décolorés, abîmés ou tachés), les informations confidentielles (l’utilisateur a la possibilité d’accéder uniquement et exclusivement à certains documents liés à son profil, qui peuvent être paramétrés par l’administrateur du système) et les documents disponibles en tout lieu par une simple connexion internet.
Les ECM ou Enterprise Content Management
L’Enterprise Content Management ou ECM correspond à une multitude d’outils et de services dans le but de gérer la documentation produite par une entreprise qu’elle soit au format papier ou informatique. On trouve donc dans les solutions d’Enterprise Content Management, des OCR qui permettent de reconnaître les caractères présents dans un document et ainsi de numériser leur contenu, mais aussi des algorithmes de reconnaissance intelligente des caractères ou ICR, de détection de code-barre ou d’empreintes digitales, etc. C’est de cette manière qu’il est possible d’identifier le type des documents et d’envisager non plus un stockage des fichiers, mais une sauvegarde de données. Ces systèmes peuvent donc contrôler, indexer et vérifier l’intégrité des informations.
EDC et plateformes collaboratives
Centraliser les informations et les rendre accessibles par le biais d’un seul outil est l’objectif de l’EDC ou Environnement de Données Commun. La norme ISO le définit de la manière suivante : « l’EDC est l’espace où toutes les informations du projet (graphiques et non-graphiques) sont collectées, gérées et distribuées ». Les types de documents sont très variés, ce qui est idéal dans des domaines comme le BTP ou l’ingénierie dans lesquels des maquettes sont souvent manipulées. En général, un simple navigateur est nécessaire pour se connecter à cette plateforme de travail collaborative. Un smartphone est finalement suffisant si l’on souhaite bénéficier d’un accès rapide à une donnée. La sécurité est donc un enjeu clé. Ce qui fait aussi la force de l’Environnement de Données Commun, c’est sa capacité à se connecter aux autres outils de l’entreprise et ainsi de proposer une manière transparente de manipuler les informations. Tout cela contribue à simplifier l’activité professionnelle et à la rendre accessible facilement à tous les acteurs concernés.
Pour conclure, on peut voir que les solutions proposées pour la gestion documentaire touche de plus en plus à la granularité de l’information en tendant à effectuer une bascule entre une gestion de fichiers à une gestion de la donnée elle-même. Les enjeux liés à la gestion de la data elle-même sont de plus en plus importants ! Les technologies nouvelles et en particulier celles qui utilisent l’intelligence artificielle permettent d’aller toujours plus loin dans le but de centraliser l’information, quelle que soit sa provenance tout en facilitant la collaboration.
