Ces dix dernières années, la transformation numérique des organisations a vu l’émergence de nombreuses technologies de dématérialisation, dont la signature électronique. Un processus qui remplace progressivement la bonne vieille griffe au stylo. Mais qu’est-ce qu’une signature électronique exactement et quelles sont les raisons pour lesquelles les entreprises l’ont adoptée ?

Qu’est-ce que la signature électronique et quels sont les différents avantages pour les entreprises ?

Une signature électronique n’est ni plus ni moins que la forme électronique d’une signature papier manuscrite. De même valeur que son équivalent papier, elle peut être utilisée pour signer des documents, des contrats et d’autres documents juridiques en ligne.

Également connue sous le nom d’ « e-signature », elle peut être utilisée pour signer des documents avec une signature manuscrite (votre signature traditionnelle numérisée) ou une signature numérique. Ce type de signature électronique est d’ailleurs le plus courant car le plus sécurisé. Il s’agit d’un code numérique unique attaché à un document qui permet d’en vérifier l’authenticité.

Les avantages de la signature électronique

Moins romantique qu’un trait de plume, la signature électronique gagne néanmoins en popularité car elle présente de nombreux avantages…plus concrets :

  • Elle permet de réduire le temps et donc les délais nécessaires à la signature des documents et plus globalement d’accélérer tous types de processus documentaires. Les documents peuvent également être envoyés à plusieurs signataires à la fois, afin d’éviter d’envoyer plusieurs copies du même document.
  • Deuxièmement, elle renforce la sécurité du processus, car les documents sont signés à l’aide d’un code numérique unique, qui permet d’en vérifier l’authenticité. Les documents sont ainsi protégés contre la falsification et l’accès non autorisé.
  • Elle aide également les entreprises à se conformer aux réglementations légales, car elle garantit que le document est juridiquement contraignant et infalsifiable. A ce sujet, la signature électronique a d’ailleurs déjà été adoptée par de nombreux pays (comme la France et l’ensemble des pays de l’UE) comme un moyen valable de signer des documents.
  • Elle peut contribuer à réduire les frais généraux de l’entreprise puisque grâce à elle, il n’est plus nécessaire d’imprimer ni de stocker matériellement les documents concernés.
  • Enfin, les documents pouvant être signés de n’importe où, la signature électronique facilite la validation de documents sans avoir à être physiquement présent.

Quelques exemples de signatures électroniques pour les documents et processus RH, les contrats et processus d’achat, etc.

Mais dans quel contexte précisément la e-signature est-elle utilisée ? Eh bien à peu près partout désormais. La signature électronique peut notamment être utilisée pour valider tous types de documents et de processus RH : contrats de travail, documents d’accueil ou évaluations de performance. Elle peut également être utilisée pour signer des demandes d’absences, de congés ou autres type de documents RH.

Les contrats et les processus d’achat sont aussi concernés puisqu’il est de plus en plus courant de signer des bons de commande, des accords fournisseurs ou tout simplement des factures via signature électronique.

Elle offre également la possibilité de valider des documents juridiques, financiers, médicaux ou liés aux assurances. Si vous avez par exemple récemment souscris à une assurance emprunteur pour l’achat d’un bien immobilier, vous avez très certainement utilisé une signature électronique.

Quels sont les points à respecter et les conseils à suivre pour réussir le déploiement de la signature électronique en entreprise ?

Si vous êtes intéressé pour déployer la signature électronique dans votre entreprise, il y néanmoins quelques contraintes dont il faut tenir compte. Tout d’abord, il est impératif de s’assurer que la signature électronique est juridiquement contraignante et répond aux exigences du pays dans lequel les documents sont signés. En France, pas de problème, mais si votre entrprise évolue à l’international, renseignez-vous sur la législation des pays concernés. Assurez-vous également que la technologie que vous envisager d’utiliser est sécurisée et cryptée. D’autant plus si vos documents « voyagent » à travers le globe.

Vous devez également vous assurer que la solution choisie est intuitive, afin que vos utilisateurs puissent facilement comprendre comment l’utiliser.

Côté technique enfin, elle doit être compatible avec les systèmes et processus existants de l’entreprise, et doit pouvoir être régulièrement mise à jour afin qu’elle reste sécurisée et conforme aux exigences légales.

 

Vous l’aurez compris, si votre entreprise cherche à dématérialiser ses processus documentaires et à réduire ses délais de signature, la signature électronique est un excellent outil ! Si vous souhaitez aller plus loin sur le sujet, les éditeurs de solutions partagent des conseils pour déployer la signature électronique en entreprise et faire les bons choix dès le départ. A vous de jouer 😉.